Thuiswerktopics #2 | 6 tips om meer gedaan te krijgen als je thuis werkt

Thuiswerken is sinds de coronacrisis een veel normaler deel van ons werkende leven geworden: tijdens de pandemie hebben velen van ons ontdekt hoe fin het kan zijn om geen reistijd te hoeven uittrekken, de werktijd meer zelf te kunnen indelen en überhaupt meer op eigen voorwaarden te kunnen werken. Het komt de focus en productiviteit ten goede omdat er geen afleidingen zijn van de kantoortuin of binnenlopende collega’s, en de veiligheid en comfort van de eigen bubbel kunnen ook je welbevinden tijdens het werk een boost geven: even pauze houden in je eigen tuin of een zelfgebakken omeletje als de lunch is toch even iets anders dan een wandeling over het bedrijventerrein of een broodtrommeltje mee. Toch zitten er aan dat thuiswerken nog wel wat haken en ogen als je het afzet tegen de vaak meer organische flow van werken op kantoor, want productiviteit is soms toch een wat grotere opgave als je het helemaal zelf mag, kan én moet aanpakken. Eén van de dingen waar we dan wellicht wel wat hulp bij kunnen gebruiken, is de wondere wereld van de to do’s, en daarvoor zijn deze 6 tips.

Maak een goeie takenlijst

Goeie to do’s maken is een kunst waar tal van boeken over vol zijn geschreven. De ideeën lopen sterk uiteen over wat een goeie takenlijst precies is: sommigen zeggen dat-ie SMART (specifiek, meetbaar, realistisch, tijdgebonden en acceptabel) moet zijn, anderen zweren bij een lijstje dat zo kort en beknopt mogelijk is. Wat vooral belangrijk is, is d u i d e l i j k h e i d. Je wilt namelijk voorkomen dat je weinig tot niets gedaan krijgt omdat je gewoon niet weet wat je precies moet doen, want dan blokkeer je. Zorg dus dat je zo concreet mogelijke taakjes formuleert, en denk eraan: ”uitvogelen wat project X inhoudt” is óók een taak. Wees concreet: zorg dat je weet wat je moet doen en hóe je dat moet doen – gebruik hiervoor subtaken – en dat je dit in woorden kunt vatten.

Gebruik een to do-braindump

Productiviteit betekent prioriteiten stellen, maar onze gedachten houden zich nooit zo goed aan lijstjes en planningen. Je kunt nog zo mooi voor ogen hebben wat je wilt doen, maar de kans is groot dat je op de achtergrond nog driehonderd andere dingen wilt doen… en die spoken niet voor niets door je hoofd. Zorg er dus voor dat je een plek hebt om al die to do’s en taken te verzamelen en te ordenen: zo creëer je rust in je hoofd en hoef je ook niet bang te zijn dat je iets vergeet. Zorg dat je deze braindump op een vaste plek bijhoudt, of dat nou in een Word-document, een notitieboek of een app op je telefoon is, en onthoud dat je deze hebt zodat je tijdens het werken snel dingen kunt noteren die niet acuut hoeven, maar wel gedaan moeten worden, of het nou gaat om een doktersafspraak die je moet plannen of een collega die je ergens naar moet vragen. Beperk je dus niet tot werktaken, maar gebruik je dump voor alles waar je een checkboxje voor kunt zetten. Zodra je planing het vervolgens toelaat, kun je uit deze lijst putten bij het maken van je takenlijstjes.

Maak je takenlijst per dag

Tuurlijk, plannen is heel fijn en de avond van tevoren je takenlijst al klaar hebben is óók heel fijn. Maar takenlijstjes zijn niet altijd heilig, en het is ook belangrijk dat je met een frisse blik kunt kijken naar wat je wilt gaan doen. Een weekplanning is namelijk prima als je graag overzicht wil van wat je de komende week gaat doen en welke doelen je wilt behalen, maar de ervaring leert dat dagelijkse taken vaker niet dan wel te vangen zijn in een wekelijkse indeling. Heel vaak loopt je dag namelijk toch anders of weet je aan het begin van de week nog niet precies welke taken misschien meer of minder tijd gaan kosten dan je had verwacht. Misschien zijn er ontwikkelingen waardoor het verloop van je project verandert, verschuiven je prioriteiten, zijn er omstandigheden die je workflow beïnvloeden… en vaak weet je eigenlijk pas aan het eind van werkdag A hoe je takenlijst voor werkdag B eruit komt te zien. Maak dus je weekplanning om het grotere overzichtsplaatje in beeld te krijgen, maar leun daar niet te veel op: focus je op je dagelijkse to do-lijstjes en laat die voortvloeien uit het resultaat van een workflow.

Houd een takenlogboek bij

Oké, laten we er maar eerlijk over zijn: thuiswerkdagen kunnen zich aaneen gaan rijgen als een nietszeggend niets. Je raakt snel de draad kwijt en het spoor bijster en dat is ook logisch, want als je thuis werkt, ligt algauw het gevoel op de loer dat je niet productief kunt zijn of bent geweest. Maar daar is een trucje voor! Begin met het bijhouden van een takenlogboek: een document of notitieboek waarin je per dag alles bijhoudt wat je doet. Alles, dus niet per project en niet met exclusie van kleine klusjes en karweitjes, maar écht een logboek. Dit kan heel simpel door je afgevinkte to do’s te verplaatsen. Op deze manier besteed je meer aandacht aan wat je gedurende je werkdag nu eigenlijk allemaal doet, kun je aan het eind van de dag zien wat je hebt gedaan (hallo beter gevoel!) en heb je bovendien ook een mooie tijdlijn die op de lange termijn in kaart brengt hoe ver je bent gekomen, met projecten maar ook met losse dingen die misschien wel tot mooie vervolgsprongen hebben geleid.

Formuleer ”eerstvolgende actiepunten”

Als je moeite hebt met het maken van een goede, concrete takenlijst, is er één ding dat je kunt doen om je takenlijst en je productiviteit een enorme boost te geven : stop met denken in to do’s. ‘’Te doen’’ is namelijk veel te vaak nog veel te vaag, want: wanneer moet je dat dan doen en hoe moet je dat dan precies doen? Dat vertelt zo’n taakje je dan over het algemeen weer niet. Formuleer in plaats van to do’s eens eerstvolgende actiepunten. Dat betekent dat je je taak zo klein maakt als maar kan en dat het kleinst mogelijke stapje je eerstvolgende actiepunt is. Vraag jezelf af: hoe kan ik deze taak samenvatten en wat moet ik nu als eerste doen? Maak het echt zo klein mogelijk, en verbind er, als het lukt, een stappenplan aan zodat je precies weet welke actiepunten er in het verschiet liggen. Dit vergt wat oefening, want ons brein vindt het over het algemeen wat makkelijker om in grotere, completere plaatjes te denken, maar je zult merken dat de hapklare brokken je helpen om te begrijpen wat je eigenlijk aan het doen bent en wat daarvoor nodig is. Let er ok constant op of je eerstvolgende actiepunt nog klopt: zo voorkom je dat je in een impasse raakt omdat je niet meer weet hoe je verder moet. Er is namelijk altijd een klein stapje dat je kunt zetten om weer vooruit te kunnen, en juist het allerkleinste stapje is het allereerste actiepunt.

Werk zonder takenlijstje

Takenlijstjes zijn niet heilig. Het idee is namelijk dat to do’s je helpen om orde te scheppen in een chaos van meerdere dingen moeten doen die ook weer uit meerdere dingen bestaan. Dat gaat echter niet altijd op. In sommige gevallen ben je gedurende een werkdag eigenlijk maar met één project bezig en is het niet nuttig om dat in meerdere stappen te gaan opdelen omdat je gewoon weet wat er moet gebeuren. Of misschien wil je zonder takenlijstje werken omdat het een groot en ingewikkeld project is en je gewoon wilt kijken hoe ver je komt, of je hebt werk waarbij je dag wordt bepaald door de workflow van het moment. Punt is: maak het niet te ingewikkeld voor jezelf. Te veel hangen aan to do’s kan het lastiger maken om overzicht te behouden van wat je eigenlijk aan het doen bent. Als jij weet wat je moet doen en hoe dat eruit moet zien, dan kan werken zonder takenlijstje ook best verfrissend zijn. Veel van wat we doen, speelt zich namelijk ook af tussen de checkboxjes door.

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *