11 tips voor een productieve thuis-workflow

”Werk zo veel mogelijk thuis.” Zo luidde het advies van premier Rutte en het RIVM toen de coronacrisis niet meer te ontkennen viel. Daar werd massaal gehoor aan gegeven: inmiddels zijn er heel veel mensen die min of meer noodgedwongen thuis aan het werk zijn en daar het beste van proberen te maken. Maar tegelijkertijd zijn er ook nog heel veel zzp’ers, freelancers, studenten, digitale nomaden en mensen met een chronische ziekte voor wie thuiswerken al langer dan vandaag simpelweg de werkelijkheid van alledag is… en ook zij proberen er het beste van te maken, met alle uitdagingen en overwinningen die dat met zich meebrengt. Zij kiezen voor thuiswerken omdat een kantoor niet tot de mogelijkheden behoort, omdat het doorsnee leven van een negen tot vijf-baan hen niet biedt wat ze willen of nodig hebben op de werkvloer, omdat ze hun eigen carrière en hun eigen droombaan hebben gecreëerd die niet in de standaard-arbeidsmarkt past, omdat ze het beste functioneren in hun natuurlijke habitat, omdat werken voor hen hand in hand gaat met hun comfortzone en zelfzorg… en er zijn onderzoeken die laten zien dat veel mensen dat thuiswerken eigenlijk wel fijn vinden en best zouden willen thuishouden. Maar, hoe fijn het ook is – en dan bedoel ik niet voor het ziekteverzuim of de arbeidsethos, want dat blijft allemaal zo lekker vaag – thuiswerken is nog best een kunst en lang niet altijd gemakkelijk. Eén van de lastigste dingen is om thuis in een flow van efficiënt werken te komen, zonder de vertrouwde conditioneringsomstandigheden van kantoor die je als het ware naar de juiste stemming dirigeren. Met deze elf tips kom je misschien een heel eind.

Kies de juiste playlist

Oké, hier is het punt: muziek kan heel fijn zijn óf heel vervelend. Voor sommige mensen is het funest voor hun focusmodus, omdat ze door de muziek zichzelf niet meer kunnen horen denken. Voor anderen – en daar hoor ik bij, hoi! – geldt juist dat ze zichzelf af en toe niet wíllen horen denken en dan helpt muziek om vol in die focus te gaan en te vertrouwen op wat we heel zweverig je innerlijke werkkompas kunnen noemen… maar eigenlijk betekent dit gewoon dat je erop vertrouwt dat je zowel bewust als onbewust gewoon weet wat je moet doen, en dan kan muziek helpen om te voorkomen dat je dingen gaat lopen overdenken. Als je met een playlist werkt, kan instrumentale muziek van bijvoorbeeld Ludovico Einaudi goed werken. Heb je liever iets waarmee je af en toe ook je zinnen kunt verzetten door mee te zingen of te dansen, kies dan bijvoorbeeld een soundtrack of een album dat je niet héél goed kent, maar waar je wel regelmatig naar luistert: Adele en Ed Sheeran werken dan goed voor mij. Bops voor boosts! 

Maak een projectplan

Een nieuw project kan enorm groot en eng en overweldigend en tijdrovend lijken: alsof je aan de voet van een reusachtige berg staat die je moet beklimmen, ook heb je tegelijkertijd zin om de tocht te aanvaarden. Of het nou gaat om een boek schrijven, een scriptie, een blog of podcast of vlog starten, een eigen bedrijf opzetten of gewoon om een heel groot werkproject: je moet altijd ergens beginnen en dat is altijd lastig. Een belangrijke eerste stap is dan ook, heel simpel gezegd, een plan maken. Je hoeft dan nog niet eens precies te weten wat je wilt doen en hoe: een projectplan gaat puur en alleen over een soort outline maken van wat het project nu eigenlijk inhoudt. Begin je met een nieuw vak van je studie? Lees dan de syllabus door en noteer alles wat je moet doen om het tentamen voor te bereiden en daarnaast alles wat je per onderdeel van een eventueel portfolio moet doen. En wat komt er eigenlijk allemaal bij kijken als je wilt beginnen met een boek schrijven? Splits het project op in losse onderdelen en maak een lijst van alle taken die bij dat onderdeel horen. Leg jezelf geen druk op: je hoeft niet al te weten hoe je het gaat invullen. Belangrijker is dat je op een rij zet wat je moet doen om erachter te komen hoe je het gaat invullen: ”brainstormen over onderwerp voor essay” is bijvoorbeeld óók een stap in het projectplan. Belangrijk is dat je het grote geheel opdeelt in kleine brokjes, waardoor je meer inzicht krijgt in wat het project eigenlijk om het lijf heeft en het minder intimiderend en meer inspirerend wordt.

Gebruik een focus-app

Hoe tegenstrijdig het ook klinkt, één van de beste manieren om te voorkomen dat je door je telefoon wordt afgeleid, is door een focus-app te gebruiken. Je kunt uiteraard gaan voor een simpele timer en daar de klok van je mobiel voor gebruiken, maar er zijn ook tal van gratis apps die je focus kunnen verbeteren en mijn ervaring hiermee is dat die er heel efficiënt voor kunnen zorgen dat je gedurende een bepaalde hoeveelheid tijd ook echt niets anders met je telefoon doet. Ik gebruik zelf Forest, waarbij je boompjes en bloemetjes laat groeien en muntjes verdient om nieuwe boompjes en bloemetjes mee te ontgrendelen – hoe langer je gefocust blijft, tussen de 10 minuten en de 2 uur, hoe weelderiger je bloem of boom en hoe meer muntjes je verdient. Je kunt dan, als je wilt, wel een paar euro betalen voor een booster die het aantal muntjes dat je verdient vergroot, maar dat hoeft natuurlijk niet: belangrijk is vooral dat een dergelijke app (en er zijn er genoeg, Google is your friend) je helpt met je timemanagement en met je focus. Bonustip: time met deze app ook je pauzes, heb je mooi een extra bloemetje of boompje erbij en het motiveert om daarna weer aan de slag te gaan. Zorg er wel voor dat je verder niets met je telefoon hoeft te doen, want de Forest-app laat je boom of bloem dus verwelken wanneer je de app afsluit en dat is zielig. 

Creëer een fijne werkplek

Dit betekent niet per se dat vanaf de bank of vanuit bed werken uit den boze is: soms kan dat gewoon heel fijn zijn en precies wat je nodig hebt. Waar het om gaat, is dat jouw werkplek je helpt om in een flow te komen. Zorg dus dat je alles bij de hand hebt wat je nodig zou kunnen hebben – niets meer en niets minder. Ruim zoveel mogelijk op wat je niet nodig hebt en leg dingen klaar voor je begint: papieren, een notitieboek, de nodige devices enzovoorts. Zorg ook dat je opruimt wat je zou kunnen afleiden. Bedenk: wat zou ik meepakken als ik nu zou verkassen naar een andere werkplek? Dat zijn de dingen die je nodig hebt: de rest kun je links laten liggen. Let ook op je stoel: is die comfortabel en ondersteunend genoeg? En ben je dicht genoeg in de buurt van keuken en toilet? Vind je het misschien fijn om naar buiten te kunnen kijken tijdens het werk of juist niet? Alles wat bijdraagt aan je productiviteit is een go! 

Varieer met werkstijlen

Als je net begint met thuiswerken, is dit sowieso iets waar je even de tijd voor moet nemen: het is heel normaal dat het even duurt voordat je je ‘’groove’’ hebt gevonden. Als je gewend bent aan een kantooromgeving, zul je misschien niet zo 1-2-3 je draai hebben gevonden in het thuiskantoor. Zorg daarom dat je out of the box probeert te denken: kijk verder dan het bureau en de werkkamer. Online gaan een hoop theorieën rond over waarom de bank en het bed geen efficiënte werkplekken zijn, maar hé… jij moet zelf aanvoelen wat voor jou werkt en een ander kan er weer heel anders over denken. Probeer dus eens wat dingen uit: misschien vind je werken vanaf je bed of de bank juist wel fijn, misschien bieden de tuin of het balkon wel uitkomst, misschien werk je wel heel lekker in een koffietentje of bibliotheek (behalve dan in tijden van corona) en denk ook eens aan die hangstoel, die fauteuil in combinatie met dat handige schoottafeltje en, weet ik veel, zelfs werken in bad kan je productiviteit boosten. Maar wissel, als het tot de mogelijkheden behoort, ook eens tussen desktop en laptop en PC en notitieboek, experimenteer wat met je weekindeling en je dagplanning en zoek naar de juiste balans. Werk met muziek of juist zonder muziek, bij je gezinsleden in de buurt of juist niet. Er is geen handboek voor thuiswerkers, dus dat zul je gaandeweg zelf moeten schrijven… geef jezelf dus de ruimte om uit te zoeken wat werkt en wat je anders wilt. 

Zorg voor een notities-braindump

Braindumps zijn geweldig. Ze zorgen dat je in je workflow, maar ook in je gedachtenflow kunt blijven doordat je er ruimte mee voor jezelf creëert om je hoofd leeg te maken zonder focus te verliezen. Een notities-braindump is misschien nog wel belangrijker dan een to do-braindump. Wanneer je aan het werk bent met een project en je zit in een goede flow, zijn al je hersenprocessen actief en worden er constant nieuwe verbindingen gelegd in de neuronen, waardoor je dus steeds tot nieuwe inzichten en ideeën kunt komen, of het nou gaat over poëzie of een scriptie schrijven. En als je dan écht in een flow zit, kunnen die ideeën en inzichten echt heel waardevol zijn: die wil je dus niet door je vingers laten glippen. Zorg daarom dat je in een opzet-document, in een notitieboek of voor mijn part in je planning ruimte hebt om notities te maken over wat er ook maar in je opkomt tijdens het werken. Laat dit tabblad open of leg dit papier naast je neer zodat je snel kunt schakelen en niet uit je flow raakt. Wanneer je er tijd voor hebt, kun je vervolgens kijken hoe je de notities kunt gebruiken. Doe dit ook voor notities die niet horen bij het project waar je mee bezig bent: het zou zomaar kunnen dat je tijdens het werken aan je scriptie opeens inspiratie krijgt voor een kort verhaal of andersom – inspiratie houdt zich namelijk niet aan hokjes, dus zorg ervoor dat je het in een hokje kunt stoppen terwijl je met een ander hokje bezig bent. 

Ruim klusjes uit de weg

Niets zo vervelend als tijdens je werkdag afgeleid worden door die irritante kleine klusjes die nog gedaan moeten worden: je administratiemap bijwerken, belastingaangifte doen, een aanvraagformulier invullen, mails beantwoorden… allemaal dingen die weinig tijd, maar veel aandacht opslokken. Wil je je werkdag efficiënt doorkomen, begin dan júist met deze klusjes. Zorg dat je een lijstje hebt van deze rondslingerende karweitjes of gebruik hiervoor je to do-braindump en begin meteen met het afwerken hiervan als je ontbeten hebt en klaarzit om aan de slag te gaan. Kies bij voorkeur klusjes die níet bij je werk horen: werkzaken horen bij je normale workflow, maar klusjes die je aandacht afleiden van je werkzaken moeten juist uit de weg geruimd worden. Houd een regel aan: duurt het minder dan vijf minuten om het aan te pakken, werk het dan weg voordat je met je echte werk begint. Zo start je ook meteen je productiviteit-mindset op en is de overgang naar je echte workflow makkelijker. 

Sluit je dag goed af

Eén van de belangrijkste tips voor een goede werk/privébalans is ”neem je werk niet mee naar huis.” Maar in onze huidige context is dat, eh… niet echt heel goed toe te passen, aangezien werk en thuis bijna onlosmakelijk met elkaar verenigd zijn. Toch is het nog steeds belangrijk om aan het eind van je werkdag een goed gemarkeerde overgang te hebben naar je vrije tijd en dus je dag goed af te sluiten. Doe dit door op een vaste tijd te stoppen en je daar ook zo goed mogelijk aan te houden: nog even je laatste taak afronden is oké, maar stop dan ook echt. Sluit alle tabbladen, werk je planning bij, geniet van het geveol van afgevinkte taken en leun achterover. Haal een paar keer diep adem om het werk los te laten en doe daarna iets waarmee je het vrije deel van je dag begint: ik vind het bijvoorbeeld fijn om aan het eind van de middag te gaan douchen en dan een pyjama of huispak aan te trekken, zodat ik me ook echt chill en ontspannen voel en alles van de dag kan loslaten – de successen, maar ook de gedachten over wat ik anders of beter had willen doen. Andere dingen die goed werken: een spelletje doen, een andere playlist opzetten, even op bed gaan liggen met een boek of iets op Netflix… kies bij voorkeur iets wat je niet ook in je pauzes doet, zodat je brein echt de associatie kan maken met vrij zijn.

Gebruik een bullet journal

Weet je nooit hoe je je takenlijstjes, projectplannen en braindumps moet organiseren en maak je altijd een bende van post-its, losse notitieboekjes en agenda’s? Of plan je digitaal, maar wil je ook iets op papier hebben zodat je het plezier van afvinken volop kunt ervaren? Probeer dan eens de bullet journal-techniek. Heel kort gezegd heb je bij een bullet journal één notitieboek waarin je al je notities bijhoudt. Dat doe je door een index te maken en je pagina’s te nummeren, zodat je alles kunt terugvinden, en door collecties te maken van bijvoorbeeld scriptie-aantekeningen of je maandelijkse financiën: hier reserveer je dan ruimte voor, en verder noteer je je notities zoals ze bij je opkomen en hou je een legenda bij: taken krijgen een eigen icoontje, dingen die je moet onthouden krijgen een ander icoontje, afspraken weer een ander icoontje enzovoorts. In een bullet journal kun je alles bijhouden, van boodschappenlijstjes tot dagplanningen en van je projectplannen tot je work-outschema. Het grote voordeel is dat je alles bij elkaar hebt, snel heen en weer kunt bladeren tussen notities in plaats van meerdere notitieboekjes te moeten openslaan en het overzicht totaal kwijt te raken en ook snel en zonder tijdverlies een nieuwe notitie kunt maken. Op internet is van alles te vinden over bullet journal-tips en als je wilt kun je het ook wat kleurrijker aanpakken met stickers en lay-out templates, maar in de basis gaat het er gewoon om dat je al je notities op één plek kwijt kunt, wat voor spul het dan ook is.

Blijf in je energie

Kijk, het is allemaal leuk en aardig, zo’n planning en to do-lijst en een flinke dosis motivatie en enthousiasme. Maar… dat is niet altijd de realiteit. Er zijn altijd off-days, er zijn altijd dagen dat je hoofd of je lijf even niet meewerken. En dat is prima: sterker nog, daar moet je rekening mee houden. Uiteindelijk zijn we namelijk allemaal mensen, en we kunnen lang niet altijd bepalen in welke richting we worden getrokken. Als jij emotioneel nogal veel te verduren krijgt omdat een familielid in het ziekenhuis ligt of als je lichaam niet meewerkt omdat je een blessure hebt of het de tijd van de maand is, dan is het gewoonweg niet slim om dat te negeren. Bovendien is er niet altijd een reden voor als het niet lukt: soms wil het even niet, en je kunt er dan veel beter aan toegeven dan dat je blijft doorbikkelen. Blijf in je energie: heb je moeite om op te starten, geef jezelf dan wat meer tijd voordat je met je eerste taak begint. Zit je aan het eind van je pauze, maar ben je er mentaal nog niet klaar voor om verder te gaan? Pak dan nog vijf extra minuten. Dwalen je gedachten de hele tijd af of krijg je je energie niet bij elkaar geraapt? Stop er dan mee, eventjes of helemaal. Neem van mij aan: je energie kun je niet geleiden. Je kunt het proberen, maar daar word je niet blij van. Als jouw hoofd of lijf je vertelt dat het even niet gaat, geef daar dan aan toe op de manier die je op dat moment nodig hebt. Overigens geldt het omgekeerde ook: heb je een dag relaxed gepland, maar zit je lekker in je vel en heb je het gevoel dat je wel meer aankunt? Geef jezelf dan net even die extra taak waardoor je wat extra wordt uitgedaagd, of ga nog even iets langer door. Let op je grenzen, maar durf ze wat dat betreft ook op te rekken… en let ook op dat je er niet overheen gaat wanneer je onderbewuste keihard schreeuwt dat je gas terug moet nemen. Benut de vrijheid die je hebt als thuiswerker op dat gebied. Dat is alleen maar goed.

Werk in blokken

Is je productiviteit meten in werktijd niet zo jouw ding of vraagt je spanningsboog om een kortere workflow? Probeer dan in blokjes te werken. Moet je je scriptie redigeren? Doe dit dan per subkopje of, als je het iets groter wilt maken, per paragraaf. Dit is ook toe te passen wanneer je bijvoorbeeld een tekst moet samenvatten of bestuderen. Moet je zelf iets schrijven? Maak dan een bouwplan voor je tekst met deelonderwerpjes en werk per deelonderwerp. Vrijwel elke taak kun je opsplitsen blokjes: bepaal zelf hoe groot je een blok wilt laten zijn of hou de structuur van je project aan. Moet je bijvoorbeeld een driedelig document van notulen verwerken, dan is het eenvoudig: één deel is één blok. Moet je voor een school- of studievak opdrachten maken die onderverdeeld zijn in thema’s? Eén thema is één blok. Neem na elk blok vijf minuutjes om even je gedachten te verzetten en ga dan weer verder, en probeer al doendde uit of je de pauze echt nodig hebt of misschien nog door kunt met het volgende blokje, en daag jezelf uit om niet midden in een blok afgeleid te raken of pauze te nemen. 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *